Hållbart, ansvarsfullt och så effektivt som möjligt

Volvofinans Banks huvuduppgift är att genom produkt- och säljfinansiering, med god lönsamhet, aktivt stödja försäljningen av de produkter som marknadsförs i Volvohandeln på den svenska marknaden. God bolagsstyrning handlar om att säkerställa att bolag för aktieägare sköts hållbart, ansvarsfullt och så effektivt som möjligt.

Styrningen av Volvofinans Bank sker genom bolagsstämman via styrelsen och den verkställande direktören (VD).

Bolagsstyrningsrapporter

Volvofinans Bank har från och med 2017 valt att frivilligt ansluta sig till Svensk kod för bolagsstyrning (koden). Bolagsstyrningsrapporten beskriver översiktligt hur bolagsstyrningskoden har tillämpats under räkenskapsåret och vilka eventuella avvikelser som gjorts. Volvofinans Banks bolagsstyrningsrapport är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen och koden.

Bolagsstämma

Bolagsstämman är Volvofinans Banks högsta beslutande organ. Årsstämman hålls under första halvan av kalenderåret. På årsstämman lämnas information om bankens utveckling under det gånga året och beslut tas gällande fastställelse av resultat- och balansräkning samt disposition av resultatet. Stämman beslutar även om sammansättning av bankens styrelse, styrelse- och revisionsarvoden samt val av extern revisor.

Årsstämman 2024 kommer hållas torsdag den 13 juni på bankens kontor i Göteborg.

Valberedning

Valberedningen är bolagsstämmans beredningsorgan för att förbereda val av styrelse och revisor. Valberedningens förslag presenteras sedan i kallelsen till årsstämman. Volvofinans Bank ska ha en valberedning bestående av minst tre ledamöter. Ledamöterna ska utgöras av representanter för var och en av de största aktieägarna som önskar utse en sådan. Valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i bolaget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts av bolagsstämman.

Valberedningen ska arbeta fram förslag i nedanstående frågor att föreläggas årsstämman för beslut:

a) förslag till stämmoordförande,

b) förslag till styrelse och suppleanter,

c) förslag till styrelseordförande och vice styrelseordförande,

d) förslag till arvoden och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna samt ersättning för kommittéarbete,

e) i förekommande fall, förslag till arvode till revisor och val av revisor,

f) vidarebefordra information till bolaget så att bolaget kan fullgöra sin informationsskyldighet,

g) i den mån så anses erforderligt, förslag till ändringar i denna instruktion för valberedningen.

Valet av ledamöter till styrelsen görs utifrån bankens lämplighetsbedömning, rekryterings- och mångfaldspolicy.

Volvofinans Banks valberedning består av Sten Brandt som företrädare för AB Volverkinvest, Maria Hemberg som företrädare för Volvo Personvagnar AB och Urmas Kruusval som oberoende ledamot.

Revisor

Vid årsstämman 2023 omvaldes revisionsbolaget KPMG AB till bankens revisor med auktoriserade revisorn Anders Tagde som huvudansvarig. 

Lämplighetsbedömning

I samband med att vissa ledande befattningar tillsätts genomförs en lämplighetsbedömning. Lämplighetsbedömningar ska utföras på:

  • Styrelsemedlemmar
  • VD
  • Ledningsgruppsmedlemmar
  • Ekonomichef
  • Kreditchef

Lämplighetsbedömning ska göras innan nytillsatt person tillträder om så är möjligt. Dock senast sex veckor efter tillträde. Lämpligheten bedöms enligt fastställd kravprofil för styrelsemedlemmar respektive ledande befattningshavare.

En förnyad lämplighetsbedömning av styrelsemedlem skall ske så snart relevanta händelser eller omständigheter motiverar en verifiering av fortsatt lämplighet. Dock skall alltid en förnyad bedömning göras efter tre år.

Ansvar för lämplighetsbedömning

Ny medlem i styrelsen

  • Valberedningarna för Volverkinvest och Volvo Car Corporation är informerade om vilka krav som gäller för lämplighetsbedömning.
  • Valberedningen nominerar och ledamot väljs på bolagsstämma.
  • Volvofinans Bank anmäler ny medlem till FI enligt regelverket.

Styrelsens ersättningskommitté lämplighets bedömer VD och Riskchef - innan de anställs. VD lämplighetsbedömer PC. Övriga medlemmar i bankens ledningsgrupp samt kreditchef och ekonomichef lämplighets bedöms av VD och PC.

Alla lämplighetsbedömningar ska ske enligt EBA:s ”Riktlinjer för lämplighetsbedömning av ledamöter i ledningsorgan och ledande befattningshavare”.

Instruktion för lämplighetsbedömning av styrelseledamot samt ledande befattningshavare

Insamling av personuppgifter

Underlag till lämplighetsbedömningen som skall hämtas in är;

den nominerade ledamotens ifyllda blankett avseende utbildning, erfarenhet, anseende och styrning

utdrag ur belastningsregistret

kreditupplysning via UC

utdrag från bolagsverket där det framgår hur många uppdrag ledamoten har och i vilka bolag

Lämplighetsbedömning

Vid bedömningen av en ledamots/befattningshavares teoretiska erfarenhet bör man särskilt uppmärksamma utbildningens nivå och inriktning och huruvida den har med bankverksamhet och finansiella tjänster eller andra relevanta områden (se kravprofil) att göra.

Ledamoten/befattningshavaren ska ha tillräcklig med erfarenhet för att kritiskt granska och ifrågasätta ledningsfunktionens beslut och verksamhet.

Administrativa överträdelser och begångna brott, dom eller åtal, överklagandenivån, straffet, skedet i den rättsliga processen och effekterna av eventuella rehabiliteringsåtgärder ska ingå i bedömning om gott anseende.

De ackumulerade effekterna av flera mindre incidenter vilka var för sig inte påverkar en ledamots anseende men som sammantagna kan ha väsentlig påverkan bör beaktas.

Undersök de bolag som ledamoten/befattningshavaren har uppdrag i – kontrollera via UC hur bolagen sköter sig, via Finansinspektionen om bolagen fått någon sanktion samt via Konsumentverket om bolagen är seriösa.

Utifrån styrelsens kravprofil skall nomineringskommittén vid bedömningen se till att styrelsen som helhet täcker in hela kravprofilen.

Finns intressekonflikter måste det redogöras - till FI - hur de ska hanteras.